Een offerte is een omschrijving van de diensten die u aanbiedt. U vermeldt in de offerte precies wat u gaat doen en voor welk bedrag. Een klant kan op basis van de offerte een relatie leggen tussen de prijs en de aangeboden dienst. Welke informatie moet u aan de consument beschikbaar stellen?
Verplicht in een offerte
In een offerte moeten in ieder geval zijn opgenomen:
- uw bedrijfsgegevens
- de gegevens van uw klant
- geldigheidsduur van de offerte
- omschrijving van de dienst
- levertijd (geef duidelijk aan of het om een indicatie gaat of om een exacte leverdatum)
- prijs en gehanteerde tarieven
- betalingstermijn
- eventuele tussentijdse evaluatie(s)
- eventuele algemene voorwaarden
- de bepaling dat de offerte vrijblijvend is voor beide partijen
Werk dat u nog niet kunt inschatten
Met een stelpost kunt u delen van de offerte die nog niet nauwkeurig zijn te bepalen, toch opnemen in uw offerte. Bijvoorbeeld wanneer u een collega-dienstverlener wilt inschakelen voor een deel van de opdracht. U kunt echter niet onbeperkt kosten boeken op de stelposten; u bent verplicht om consumenten op verzoek een specificatie van de stelposten te geven.
Tip: wees zo duidelijk mogelijk naar uw potentiële klant. Als stelposten pas na aanvang van de werkzaamheden goed kunnen worden ingeschat, kunt u afspreken dat u de stelposten verduidelijkt zodra u wel een inschatting heeft, in plaats van na afloop van de werkzaamheden. Zo voorkomt u misverstanden en verrassingen achteraf.
Vaste structuur
Het is handig om bij het maken van uw offerte een vaste structuur aan te houden. Een veelgebruikte volgorde is:
- aanleiding
- beschrijving van de situatie bij de klant
- vraag van de klant
- de door u voorgestelde aanpak/oplossing
- benodigde investering
- vervolgstappen
Vergoeding en eigendom
In principe hoeft een potentiële klant niet voor een offerte te betalen. Heeft u echter veel werk aan een offerte? Of kunt u de offerte alleen maken door een deel van het werk al te doen (denk aan bijvoorbeeld bouwtekeningen)? Dan is het redelijk dat u met de consument afspreekt dat hij u een vergoeding betaalt.
